1. Identificação do Responsável pelo Tratamento

A GAIAFORM é a entidade responsável pelo tratamento dos dados pessoais recolhidos no âmbito da sua atividade formativa, nos termos do Regulamento Geral de Proteção de Dados (Regulamento (UE) 2016/679 – RGPD) e demais legislação aplicável.

Para quaisquer questões relacionadas com o tratamento de dados pessoais ou com o exercício dos direitos dos titulares dos dados, os contactos devem ser dirigidos para o seguinte endereço de correio eletrónico:

rgpd@gaiaform.edu.pt

A GAIAFORM, enquanto microempresa, não se encontra legalmente obrigada à designação de Encarregado de Proteção de Dados (DPO).

2. Dados Pessoais Recolhidos

No âmbito da sua atividade, a GAIAFORM pode proceder ao tratamento das seguintes categorias de dados pessoais, estritamente necessários à prossecução das finalidades identificadas:

• Dados de identificação (nome, data de nascimento, número de identificação civil; número de identificação fiscal; número de identificação na segurança social);
• Dados de contacto (morada, endereço de correio eletrónico, contacto telefónico);
• Dados académicos e profissionais (habilitações, percurso formativo, situação profissional);
• Dados administrativos e de certificação da formação (assiduidade, avaliações, certificados, registos na plataforma SIGO);
• Dados financeiros, quando aplicável (por exemplo, para efeitos de pagamentos ou apoios associados à formação financiada);
• Dados de imagem, áudio e/ou vídeo, no contexto de formação a distância ou formação remota síncrona;
• Dados técnicos associados à utilização de plataformas digitais de formação, quando aplicável.

A GAIAFORM não procede, regra geral, ao tratamento de categorias especiais de dados pessoais, salvo quando tal resulte de obrigação legal específica.

3. Finalidades do Tratamento

Os dados pessoais recolhidos são tratados exclusivamente para as seguintes finalidades:

• Gestão, organização e execução das ações de formação;
• Constituição e manutenção do dossier técnico-pedagógico;
• Registo de dados na plataforma SIGO e emissão de certificados;
• Cumprimento de obrigações legais, regulamentares e contratuais;
• Cumprimento das exigências das entidades financiadoras, certificadoras e de controlo;
• Acompanhamento pedagógico e comprovação da assiduidade e participação dos/as formandos/as;
• Resposta a pedidos, comunicações e exercício de direitos por parte dos titulares dos dados.

4. Fundamento Jurídico do Tratamento

O tratamento dos dados pessoais pela GAIAFORM fundamenta-se, consoante os casos, em:

• Cumprimento de obrigações legais e regulamentares aplicáveis à formação profissional, designadamente no âmbito da formação financiada;
• Execução de tarefas de interesse público no domínio da qualificação e formação profissional;
• Execução da relação formativa estabelecida entre a GAIAFORM e os/as participantes;
• Consentimento do titular dos dados, apenas quando legalmente exigível e aplicável (por exemplo, para comunicações que não decorram diretamente da relação formativa).

Nos casos de formação financiada, o tratamento dos dados pessoais estritamente necessários não depende do consentimento do titular, resultando de imposições legais e regulamentares.

5. Tratamento de imagem, áudio e vídeo em formação a distância

Em contexto de formação a distância, a GAIAFORM pode proceder à recolha e tratamento de dados de imagem, áudio e/ou vídeo, designadamente através de capturas de ecrã ou gravação de sessões, exclusivamente para efeitos de:

• Comprovação da assiduidade e participação;
• Acompanhamento e avaliação pedagógica;
• Controlo da execução da formação;
• Cumprimento das obrigações legais e regulamentares associadas à formação financiada.

Estes dados são tratados com as mesmas garantias de segurança e confidencialidade aplicáveis aos restantes dados pessoais e não são utilizados para finalidades distintas das acima identificadas.

A indisponibilidade para a recolha dos dados estritamente necessários inviabiliza a participação em ações de formação financiada, por impossibilidade de cumprimento das obrigações legais aplicáveis.

6. Comunicação e Partilha de Dados

Os dados pessoais podem ser comunicados, quando necessário e nos termos da lei, a:

• Entidades certificadoras, nomeadamente no âmbito do Sistema de Certificação da DGERT;
• Entidades financiadoras e respetivas Autoridades de Gestão;
• Entidades públicas com competências legais de fiscalização, controlo ou auditoria;
• Plataformas e prestadores de serviços tecnológicos estritamente necessários à execução da formação.

A GAIAFORM não procede à transmissão de dados pessoais para fins comerciais ou de marketing de terceiros.

7. Prazo de Conservação dos Dados

Os dados pessoais são conservados apenas pelo período estritamente necessário ao cumprimento das finalidades que motivaram o seu tratamento, respeitando os prazos legais e regulamentares aplicáveis à formação profissional, em especial à formação financiada.

Em particular, os dados podem ser conservados até ao prazo máximo legalmente previsto, designadamente até sete anos após a aceitação do relatório final de desempenho pela Comissão Europeia, ou por prazo superior quando tal resulte de imposição legal nacional ou europeia.

Findos os prazos aplicáveis, os dados serão eliminados ou anonimizados, de forma segura.

8. Direitos dos titulares dos dados

Nos termos da legislação aplicável, o/a titular dos dados tem o direito de solicitar:

1. O acesso aos seus dados pessoais;
2. A retificação de dados inexatos ou incompletos;
3. A limitação do tratamento, nos casos legalmente previstos;
4. A oposição ao tratamento, quando aplicável;
5. A apresentação de reclamação junto da autoridade de controlo.

Os pedidos devem ser dirigidos para o contacto indicado no ponto 1 da presente política.

O/A titular dos dados pode ainda apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).

9. Medidas de Segurança

A GAIAFORM adota medidas técnicas e organizativas adequadas e proporcionais que visam garantir a segurança, confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados pessoais, assegurando o cumprimento dos princípios da minimização, proporcionalidade, necessidade e limitação das finalidades.

10. Atualização da Política

A presente Política de Privacidade pode ser atualizada sempre que tal se revele necessário, nomeadamente em resultado de alterações legislativas ou regulamentares, sendo as versões atualizadas publicadas no site da GAIAFORM.